Tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä
    Helsingin Seudun Monikkoperheet ry
    Yhdistyksen yhteystiedot löytyvät nettisivuilta ja yritysrekisteristä www.ytj.fi
  2. Yhteyshenkilöt rekistereitä koskevissa asioissa
    Yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja
  3. Rekisterien nimet
    Jäsen- ja tapahtumaosallistujarekisteri, hallitusjäsenrekisteri, perhevalmennusrekisteri
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Yhdistyksen jäsenrekisterin tietoja käytetään tiedotukseen sekä jäsenmaksujen ja tapahtumaosallistumisten laskutukseen. Laskut lähetetään sähköpostitse tai e-laskuna. Lisäksi jäsentietoja käytetään jäsenyyteen kuuluvan Suomen Monikkoperheet ry:n julkaiseman Monikkoperheet-lehden postitukseen. Tapahtumaosallistujarekisteriä kerätään tapahtumittain, jotta tiedetään kuka tapahtumiin on ilmoittautunut. Mikäli tapahtuman osallistujalista on tarpeen toimittaa yhdistyksen ulkopuoliselle järjestäjälle kerrotaan siitä osallistujille.

    Hallituksen jäsenien yhteystiedot kerätään, jotta heihin voidaan tarvittaessa olla yhteydessä ja yhteystiedot jaetaan kattojärjestö Suomen Monikkoperheet ry:lle. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille.

    Perhevalmennuksissa kerätään osallistujien sähköpostiosoitteet materiaalipaketin lähettämistä varten ja tiedot poistetaan 30 vrk tapahtuman jälkeen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

  5. Rekisterin tietosisältö
    Jäsenrekisteriin kirjataan jäsenen nimi, postiosoite, puhelinnumero haluttaessa ja sähköpostiosoite sekä haluttaessa toisen vanhemman sähköpostiosoite. Tapahtumailmoittautumisissa kerätään osallistujista vain ao. tapahtuman kannalta oleelliset tiedot, jotka jäsen antaa itse. Hallituksen jäsenistä kirjataan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä rooli yhdistyksen toiminnassa. Perhevalmennuksen rekisterit sisältävät osallistujan nimen ja sähköpostiosoitteen.
  6. Säännön mukaiset tietolähteet
    Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan perheiltä itseltään jäsenrekisterin liittymislomakkeeen kautta tai kattojärjestön sivuston www.suomenmonikkoperheet.fi jäseneksiliittymislomakkeen kautta. Jäsenet antavat tapahtumailmoittautumisiin tiedot itse. Hallituksen rekisteriin hallituksen jäsenet antavat tietonsa itse. Perhevalmennuksen rekisteriin osallistujat antavat tietonsa itse.
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    Jäsenrekisterissä olevista tiedoista luovutamme 4 kertaa vuodessa excel-tiedoston, jossa on perheen jäsennumero sekä postitustiedot (jäsenvanhemman nimi ja postiosoite). Tietoja käytetään Suomen Monikkoperheet ry:n Monikkoperheet-lehden postitukseen. Postitus tapahtuu yhteistyössä Suomen Monikkoperheet ry ja lehden painotalon Suomen Uusiokuori Oy:n välillä. Jäsenrekisterin tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä kaupalliseen tarkoitukseen.
  8. Rekisterien sijainti
    Yhdistyksen jäsenrekisteri on FloApps Oy:n ylläpitämä FloMembers, joka sijaitsee osoitteessa https://byte.flomembers.com/helsingin-seudun-monikkoperheet/.
    Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:a. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
    b. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
    c. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.Datan sijainti

    FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

    EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

    • Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
    • Tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
    • Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.

    Hallituksen yhteystietorekisteri sijaitsee yhdistyksen Google Drivella. Perhevalmennuksen osallistujarekisteri on Google Forms -lomakkeilla yhdistyksen Google-tilistä vastaavan hallussa. Tapahtumaosallistujien rekisteri on FloMembers-jäsenrekisterissä. Tapahtumien osallistujien tiedot säilytetään enintään tapahtumavuotta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun asti, johon mennessä tapahtumista tallennetaan vain osallistujamäärätiedot tilastointia varten. Google Forms -lomakkeilla kerätään perhevalmennuksien ilmoittautumiset (nimi, sähköpostiosoite) ja ilmoittautumistietoja säilytetään 30 vrk ajan tapahtumasta.

    Internetsivuston käyttäjärekisteriin on pääsy sivuston päivittäjillä. Pääsy on salasanasuojattu.

  9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Yhdistyksen tiedostoja säilytetään Google Driven palvelussa jäsenrekisteriä ja perhevalmennusrekisteriä lukuunottamatta.
  10. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Jäsenrekistereitä käyttävät jäsensihteeri ja jäsenhallinnassa avustavat sekä tapahtumalaskutusta tekevät hallituksen jäsenet. Järjestelmät vaativat sisäänkirjautumisen ja jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus-salasana -yhdistelmänsä.
  11. Tarkastusoikeus
    Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat@hmp.fi. Tarkastus- tai tietopyyntö käsitellään kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä.
  12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Jäsenellä on oikeus vaatia esim. jäsenrekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Pyyntö tulee esittää sähköpostiosoitteeseen jasenasiat@hmp.fi.
  13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa. (Jäsenluettelo 11§)
  14. Evästeiden käyttö
    Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön. Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.Verkkosivustollamme käytetään Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon.
Evästeasetukset